会議室に入ると「前の人がまだ使ってる!」これがiOS標準アプリで防げる方法

会議室

聞いてよ・・・。
さっき会議室の扉を開けたら、私が予約してたのに山田部長がまだ使っていて・・・。

また山田部長??僕も先週同じことあったよ。

でもいい方法があるよ。

 

これはあくまでの筆者である私の経験談です。全ての会社に当てはまるとは限りません。

”iPad標準アプリ” で次の会議の15分前になると「アラート」で知らせる方法があります

何このタイトル?めちゃめちゃ都合いいじゃないの?
でも高いサーバー買わされたりするんじゃないの?

うちみたいなケチな会社じゃ買ってくれないわ。

 

その企業がOffice365を使ってたら実質無料で可能だよ!!
アプリもiOS標準の『カレンダー』で解決できるよ!

(まず初めに!)
まずIT管理者に会議室を「ユーザー」として登録してもらいます

IT管理者のタスク

管理者に以下のことをお願いします。

IT管理者の下準備
1. 会議室は「リソース」ではなく「ユーザー」として登録
2. 全ての従業員をその会議室に対してフルアクセスの権限を付与。

そして従業員が会議室を予約するとき

このように会議室を予約します。

ここでポイントは、room-aさんという「ユーザー」を会議に招待する、ということ。

↓実際会議を招待した画面がコチラ。

全従業員は、Room-Aさんに対してフルアクセス権限があるため、Outlook上ではこのように表示されます。これで予約完了です。

 

Room Aさんは承諾してないから重複すんじゃないの??

 

うん。社内では「これで予約完了!」というルールにします
細かい突っ込みどころはいろいろあるけど。社員に納得してもらいます。
早く本題のiPadの方に移らせて!!

ようやく本題、iPadの設定方法!!

あとはiPadに「Room A」のアカウントを追加すれば完了!!


「アカウントの追加」から「Exchange」を選択


会議室のメールアドレスをパスワードを追加。

 

なるほど!!

「リソース」だとアカウントを追加できないもんね。
だから「ユーザー」にしているのね!!

 

設定が完了したよ!!

1. 予約状況が一目で分かる。

iPadのカレンダーを起動すると、皆さんがOutlookで予約したイベントが次々と同期されます。

本当だ。予定が出てきた。そりゃそっか。
だって私たちが普段使っている「カレンダー」と同じだもんね。

2. 次の予約の15分前になると「アラート」が表示されます

本当だ!!突然スリープが解除されたわ!!

これだったら山田部長も気づいてくれるわ!!

 

そんなに感動しなくても・・・。
だって「カレンダー」なんだから。。

そっか。。。

3. 「延長」がその場で簡単にできる

 

これは便利!!!

問題は重複だけ

でもいくら社内で重複しないようにルールで決めたとしても、これじゃダブルブッキングが起こり兼ねないわ。

ここから筆者である私自身の経験を話します。

私が某企業でIT管理者をしていたころ、「リソース」でもしょっちゅう重複が起こっていました。そのたびに大クレームでの嵐でした。

だったらいっそのこと、

・「iPadを会議室に常備します。それで会議室の予約状況が分かります。」
・「皆さんのOutlookと常に同期されて便利になります。」
・「会議室のiPadから簡単に延長ができます。」
その代わり、システム上どうしても「重複」が起こりえます。くれぐれも各自確認してから予約して下さい。
と従業員に納得してもらいました。皆さん「リソース」の時と違って予約前に必ず確認するため、リソースの時よりも重複が無くなりました。

なるほど!!要は従業員全員しっかり確認してから予約すればいいのね。
あ、さっきプログラマー君が「無料」って言ってたけど・・・。
ライセンス費かかるんじゃないの?

企業がOffice365のライセンスを契約するとき、当然従業員数よりも多くのライセンスを保有してるはずだよ。
「余ったライセンス。」って言った方が正確だったかな。

そうだった。ごめんね!!

全然大丈夫よ。ありがとう!!

これはあくまでの筆者の経験談です。全ての会社に当てはまるとは限りません。